Política de tratamiento de datos personales
1. Objeto:
PRISMA FARMACEUTICA S.A.S., con la finalidad de establecer lineamientos para el tratamiento de la información ha elaborado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales que se regirá por lo dispuesto al respecto por el ordenamiento jurídico colombiano, en especial por la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y por el Decreto 1074 de 2015. En dicha Política se describen los mecanismos por medio de los cuales PRISMA FARMACEUTICA S.A.S., garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Responsable del tratamiento:
PRISMA FARMACEUTICA S.A.S., es la persona jurídica domiciliada en Bogotá, con Nit. No. 900.268.213-8, que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos y sus datos de contacto son:
– Razón social: PRISMA FARMACEUTICA S.A.S.
– Oficina Principal: Carrera 51 No. 64A – 13
– Municipio: Bogotá
– PBX: (57-1) 2253764
– Email: [email protected]
3. Definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
e) Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
h) Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
i) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:
En el tratamiento de la información personal, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se aplicarán los siguientes principios:
a) Principio de legalidad: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que se rige por lo establecido al respecto por el ordenamiento jurídico colombiano.
b) Principio de libertad: el tratamiento de datos personales, solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento.
c) Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales únicamente atenderá a una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular.
d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: en el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento de los datos personales se limita a lo dispuesto al respecto por el ordenamiento jurídico colombiano, por ende debe hacerse por quienes están autorizados por ley.
g) Principio de seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento, se manejarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y así evitar su adulteración, pérdida, consulto, uso o acceso no autorizado y/o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a mantener en reserva la información, inclusive después de finalizada su relación con la compañía, pudiendo solo realizar el suministro o comunicación de los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.
La información que recolecta PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. en la prestación de sus servicios y en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente para identificar, mantener un registro y control de los clientes, empleados, proveedores y médicos que formulan los productos de la compañía. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover permitir o mantener relación de carácter laboral, civil y comercial.
Es así, como PRISMA FARMACEUTICA S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y actividades comerciales recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a: la recolección, intercambio, actualización, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, confirmación, cumplimiento y provisión de servicios, promocionar y publicitar los servicios de la compañía, realizar transacciones, fines administrativos y comerciales como reportes contables y facturación, correspondencia, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas, entre otras.
Así mismo, para realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y/o tendencias de mercado; enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario; dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; dar cumplimiento a nuestra oferta de servicio; informar sobre cambios de nuestros productos o servicios; evaluar la calidad de nuestros productos y servicios; enviar a través de nuestros medios los productos y servicios requeridos o no por nuestros clientes; informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con nuestra oferta de servicios. Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.
A continuación se establece cuál es el medio de recolección de la información, quién sería el titular de la información, qué tipo de información podría llegar a ser requerida y cuál es el alcance y finalidad de la misma:
MEDIO DE RECOLECCIÓN
Contact Center: Medio a través del cual el cliente realiza el pedido de productos.
Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la Compañía.
Fuerza Comercial: Compuesta por los vendedores o asesores de las diferentes líneas de producto que tiene la compañía, quienes recopilan la información en formatos o sistemas internos propios de la compañía.
Formatos en general: Formatos o formularios (físicos o electrónicos) relacionados con las diferentes actividades de la compañía.
TITULAR
Clientes
Clientes, proveedores, profesionales de la salud y asistentes en general.
Clientes, proveedores, competidores y cualquier persona interesada.
Empleados, profesionales de la salud, proveedores, clientes y/o prospectos.
TIPO DE INFORMACIÓN
Personal (nombre, documento de identificación, email, teléfono fijo, celular, dirección de residencia u oficina).
Personal (Nombre, documento de identificación, email, teléfono fijo, celular, profesión); Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos de interés).
Personal (Nombre, documento de identificación, email, teléfono fijo, celular, profesión); Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos de interés).
Personal (Nombre, documento de identificación, email, teléfono fijo, celular, profesión); Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos de interés).
ALCANCE Y USO
Creación y/o actualización base de datos, relaciones contractuales y comerciales.
Creación base de datos posibles clientes, estudios de mercado, publicidad.
Creación y/o actualización de la base clientes o prospectos, estudios de mercado y publicidad.
Creación y/o actualización de la base clientes o prospectos, estudios de mercado y publicidad.
5. Derechos del Titular:
PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. siempre que vaya a realizar el tratamiento de datos personales, solicitará autorización previa y/o concurrente e informada del titular. El Titular tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, cuando los mismos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error;
b) Ser informado, previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Para efectos del Tratamiento de los Datos Personales, se solicitará autorización previa e informada del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
La aceptación expresa de esta Política, del tratamiento de la información y los datos personales, establecida por PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. y en sus términos aquí expuestos, se da en el caso del cliente, cuando el mismo de manera libre y voluntaria proporciona sus datos al personal encargado del contact center de servicio al cliente a nivel nacional a los diferentes números celulares o fijos o en el correo electrónico [email protected] o los diferentes formatos que tenga la empresa para tal fin. El personal encargado comunica verbalmente al titular de la información sobre el tratamiento, protección y uso de los datos informados.
Al aceptar esta política de tratamiento de datos, cada uno de nuestros clientes o usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados: autoriza expresamente que PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. realice el tratamiento de sus datos personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, procesamiento y supresión.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
6. Procedimiento para consultas, actualización de datos y reclamos:
6.1 Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. Dicha consulta deberá ser formulada por escrito, mediante correo electrónico a la dirección [email protected] o a través de carta radicada en la Carrera 51 No. 64A – 13, en la ciudad de Bogotá.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2 Reclamos: El titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en la base de datos de PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
El reclamo se formulará mediante correo electrónico a la dirección [email protected] o a través de carta radicada en la Carrera 51 No. 64A – 13, en la ciudad de Bogotá, en el cual deberá informar: nombre e identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañarlo con los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3 Requisito de Procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PRISMA FARMACEUTICA S.A.S.
7. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales:
PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. se reserva el derecho de efectuar, en cualquier momento, modificaciones o actualizaciones a esta Política, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios. Los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contrarié una obligación legal de PRISMA FARMACEUTICA S.A.S., o una obligación contenida en un contrato entre PRISMA FARMACEUTICA S.A.S. y el titular.
8. Aceptación:
Los titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política al momento de proporcionar sus datos.
9. Vigencia:
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales es efectiva desde la fecha de su publicación, 31 de marzo de 2017.